Nous faisons de plus en plus de réunions au travail. Cette tendance n’est certes pas nouvelle. En 1990, Tobia et Becker constataient déjà que près de 72% des personnes passaient plus de temps dans les réunions qu’ils ne le faisaient 5 ans auparavant. Près de vingt-cinq ans plus tard, les réunions occupent une place encore plus stratégique de la vie organisationnelle… ne serait-ce que dans notre contexte de gestion permanente du changement. Les réunions sont aujourd’hui omniprésentes et multiformes, elles intègrent ou non les nouvelles technologies de l’information, elles répondent aux besoins vitaux sans cesse renouvelés d’une organisation : échanges d’informations, échanges de pratiques, conception, création de livrables, décision, cohésion d’équipe…

Côté pile, nous nous accordons volontiers à souligner les bienfaits et l’importance des réunions de travail, qui ont pour but principal de faciliter et organiser le travail en équipe et plus globalement de développer la compétence collective. Côté face, les réunions de travail, de part leurs caractéristiques et leur abondance peuvent générer dispersion, stress et inefficacité.

Avant d’aller plus loin, de qui parlons-nous ?

De ceux dont l’organisation et l’animation de réunions est quotidienne (Top management, managers de managers, managers de projets, métiers supports…) ? Ou des autres salariés, dont l’activité prépondérante n’est pas la réunion ? Commençons par cette seconde catégorie.

Les études de Luong & Rogelberg, 2005 illustrent les effets négatifs de la multiplication des réunions sur la vie professionnelle des salariés. Les réunions peuvent en effet être appréhendées par les salariés comme des interruptions dans leur travail, voire comme des contraintes quotidiennes s’ajoutant à leurs activités principales. Le salarié doit ainsi rediriger son attention sur ces nouvelles tâches, ce qui peut accroître la perception de sa charge de travail. La théorie de la régulation de l’activité suggère que les réunions sont perçues comme des interruptions dans le travail lorsqu’elles sont peu liées à la tâche. Une réunion incongrue interfèrera avec le travail puisqu’elle n’est pas orientée vers un but en lien avec l’activité propre du salarié. Etant donné que les réunions sont des outils de coordination des activités professionnelles, elles doivent être organisées autour d’un but collectif cohérent tenant compte des interdépendances entre les métiers et les tâches.

Les réunions peuvent également perturber le travail quotidien, dès lors que les personnes conviées ne sont pas concernées directement par leur objet. Ainsi, la participation de certains acteurs peut se révéler inutile pour le bon déroulement de la réunion, voire gênante lorsqu’elle empiète sur le temps de parole des autres.

De plus, les réunions amènent leurs participants à travailler collectivement autour d’objectifs communs. Il est cependant constaté que le travail en équipe est impacté par les différences individuelles. L’engagement dans un travail collectif est en effet propre à chaque acteur ; certains y trouveront des sources de motivation, tandis que d’autres seront en difficulté. Cette différence de perception rappelle que le travail collectif n’est pas confortable pour tout le monde. De ce fait, certains d’entre nous auront tendance à croire que pour qu’un travail soit fait correctement, il est nécessaire qu’ils s’en chargent eux-mêmes. A l’inverse, d’autres privilégient la coopération et le travail en équipe pour atteindre les objectifs. Or, l’objectif d’une réunion est souvent de travailler sur des buts communs. C’est pourquoi les réunions auront davantage une fonction d’interruption pour les premiers, préférant travailler seuls. Dès lors, l’organisation d’une réunion doit aussi tenir compte des différences individuelles afin d’accroitre la réussite du travail en équipe.

Et pour les salariés dont l’organisation ou l’animation de réunions est prépondérante et constitutive de leurs fonctions, les réunions sont-elles facteurs de stress, voire d’inefficacité ? Quelles en seraient les caractéristiques ?

Aucune étude n’a à notre connaissance abordé la question sur ce type de population. Nous vous proposons de continuer ensemble notre réflexion au travers de vos commentaires et contributions à cet article.

Commentaires et recommandations sur Viadeo, Linkedn

Publié dans articles